วิชาระบบฐานข้อมูล MS-ACCESS

แบบฝึกหัดที่ 1

ความหมายของฐานข้อมูล (Database)
ฐานข้อมูล หมายถึง กลุ่มของข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กั

ระบบฐานข้อมูล หมายถึง ระบบการจัดเก็บข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน เกี่ยวข้องเป็นเรื่องเดียวกันรูปแบบเป็นระเบียบแบบแผน และจัดเก็บไว้ในที่เดียวกัน
ระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS)Database Management System
หมายถึง โปรแกรมที่ทำหน้าที่ในการกำหนดลักษณะ ข้อมูลที่จะเก็บไว้ในฐานข้อมูล เพื่ออำนวยความสะดวกในการบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูล
เสมือนเป็นตัวกลางระหว่าง ผู้ใช้กับฐานข้อมูล


สรุปหน่อยที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับฐานข้อมูลและโปรแกรม Microsoft Access 2007

ระบบฐานข้อมูล (Database System)
คือ ระบบการจัดเก็บข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน เกี่ยวข้องเป็นเรื่องเดียวกัน โดยมีรูปแบบการจัดเก็บที่เป็นระเบียบแบบแผน และจัดเก็บไว้ในที่เดียวกันซึ่ง เป็นฐานข้อมูลขององค์กร ทำให้แต่ละหน่วยงานสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ และสามารถแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้ เมื่อมีการปรับปรุงข้อมูล ก็สามารถทำได้โดยผ่านตัวกลางที่เรียกว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS)
ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS)
คือ โปรแกรมที่ทำหน้าที่ในการกำหนดลักษณะข้อมูลที่จะเก็บไว้ในฐานข้อมูล เพื่ออำนวยความสะดวกในการบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูล กำหนดผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้ฐานข้อมูลได้ พร้อมกับกำหนดด้วยว่าให้ใช้ได้แบบใดนอก จากนั้นยังอำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูลและการแก้ไขปรับปรุงข้อมูล ทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย สะดวก และมีประสิทธิภาพ เสมือนเป็นตัวกลางระหว่างผู้ใช้กับฐานข้อมูลให้สามารถติดต่อกันได้ ซึ่งรายละเอียดของประโยชน์ในการใช้ระบบจัดการฐานข้อมูลจะได้กล่าวถึงต่อไป
ประโยชน์ในการใช้ระบบฐานข้อมูล
1. ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
2. ทำให้เกิดความสอดคล้องของข้อมูล
3. ควบคุมความถูกต้องของข้อมูล
4. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้
5. มีความปลอดภัย
6. ขจัดความขัดแย้งในการใช้ข้อมูลร่วมกัน
7. ข้อมูลที่จัดเก็บมีความทันสมัย
แต่ อย่างไรก็ตาม ในการใช้ฐานข้อมูลนั้น ถึงแม้ว่าการประมวลผลด้วยระบบจัดการฐานข้อมูลจะมีข้อดีหลายประการ แต่ก็จะมีข้อเสียอยู่บ้างดังต่อไปนี้
1. เสียค่าใช้จ่ายสูง
2. เกิดความสูญเสียข้อมูลได้
หลักการออกแบบฐานข้อมูล
ขั้นตอนในการออกแบบฐานข้อมูลนั้นมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. กำหนดวัตถุประสงค์ในการสร้างระบบฐานข้อมูล ว่าต้องการใช้จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใด
2. กำหนดวัตถุประสงค์ในการสร้างฐานข้อมูล ว่าต้องการใช้เพื่อทำอะไร และต้องการอะไรบ้าง
3. สอบถามความต้องการของผู้ใช้ว่าจะต้องป้อนข้อมูลใดบ้างเข้าสู่ระบบ และผลลัพธ์ที่ได้ออก มาจากระบบว่าต้องการอะไรบ้าง สิ่งใดเป็นสิ่งที่ไม่จำเป็น และสิ่งใดสามารถช่วยให้ระบบมีประสิทธิภาพการทำงานสูงยิ่งขึ้น
4. วิเคราะห์และรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด
5. จัดกลุ่มข้อมูลที่ต้องการเก็บในระบบฐานข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบของตาราง (Table) โดย พิจารณาจากความสัมพันธ์ว่าเป็นเรื่องเดียวกันหรือไม่
6. วิเคราะห์ข้อมูลแต่ละตาราง เพื่อกำหนดเขตข้อมูลหรือฟิลด์ข้อมูลให้ครบถ้วน
7. พิจารณาเขตข้อมูลหลักหรือฟิลด์หลัก (Primary Key) ของแต่ละตาราง
8. วิเคราะห์โครงสร้างข้อมูลที่ได้ตามหลักการ Normalization เพื่อให้ได้ตารางข้อมูลที่ มีโครงสร้างไม่ซับซ้อนและถูกต้อง
9. กำหนดชนิดข้อมูล (Data Type) ที่ต้องการจัดเก็บว่าอยู่ในรูปแบบใด
10. กำหนดความสัมพันธ์ของข้อมูลในฐานข้อมูล (Relationship)
11. ออกแบบหน้าจอการใช้งาน
กฎการ Normalization
เป็น กฎที่ใช้ในการออกแบบตาราง เพื่อลดความซ้ำซ้อน แก้ไขตารางได้ง่าย และถ้าเปลี่ยนแปลงข้อมูล จะมีผลกระทบต่อข้อมูลอื่นน้อยที่สุด โดยทั่วไปแล้ว เราใช้กฎ

Normalization เพียง 3 ข้อก็เพียงพอในการออกแบบตารางโดยทั่วไปแล้วจากรายละเอียดทั้งหมด 4 ข้อดังนี้
1. กฎข้อที่ 1 (First Normal Form) กล่าวว่า จะต้องไม่มีเซลล์ใดในตารางที่มีค่าเกิน 1 ค่า ดังนั้นเราสามารถทำให้ตารางผ่านกฎข้อที่ 1 ได้โดยการแยกเซลล์ที่มีค่าเกินหนึ่งออกเป็นเรคอร์ดใหม่
2. กฎข้อที่ 2 (Second Normal Form) กล่าวว่า ตารางที่ผ่านกฎข้อที่ 2 จะต้องไม่มี แอตตริบิวต์ (Attribute) หรือ ฟิลด์ที่ไม่ใชคีย์หลักไปผสมหรือปนอยู่กับส่วนใดส่วนหนึ่งของคีย์หลัก จะต้องมีเฉพาะคีย์หลักเต็ม ๆ เท่านั้น ซึ่งจะผ่านกฎข้อนี้ จะต้องแยกฟิลด์เฉพาะออกมาสร้างตารางใหม่ แล้วใช้ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (One-to-Many)
3. กฎข้อที่ 3 ( Third Normal Form) กล่าวว่า ตารางที่ผ่านกฎข้อที่ 3 จะต้องไม่มี แอตตริบิวต์ใดที่ขึ้นกับแอตตริบิวต์อื่นที่ไม่ใช่คีย์หลัก การแก้ไขให้ผ่านกฎข้อนี้ ทำได้โดยแยกตารางออกมาสร้างตารางใหม่
4. กฎข้อที่ 4 ( Fourth Normal Form) กล่าวว่า ตารางที่ผ่านกฎข้อที่ 4 จะต้องไม่มี การขึ้นต่อกันแบบเชิงกลุ่ม (Multivalued Dependency) ซึ่งเป็นความสัมพันธ์แบบ Many-to-Many ภายในตารางเดียวกัน
ความสามารถของ Microsoft Access 2007
1. สร้างแอปพลิเคชั่นฐานข้อมูลต่าง ๆ
2. สามารถสร้างตาราง (Table) เก็บข้อมูล และออกแบบโครงสร้างของข้อมูลได้
3. มีเครื่องมือที่ช่วยในการสอบถามข้อมูล (Query) จากฐานข้อมูล และสามารถคำนวณหา ผลลัพธ์ได้อีกด้วย
4. มีเครื่องมือฟอร์ม (From) ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดการข้อมูลได้สะดวกและง่ายยิ่งขึ้น
5. สามารถสรุปรายงาน (Report) ออกมาเป็นรูปแบบต่าง ๆ
6. มีแม่แบบ (Template) และเครื่องช่วย (Wizard) ที่ช่วยในการสร้างฐานข้อมูลให้ สะดวกยิ่งขึ้น
7. สามารถนำข้อมูลเข้า (Import) จากฐานข้อมูลอื่น หรือส่งข้อมูลออก (Export) ไปยัง ฐานข้อมูลอื่นได้
8. สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลด้วย Windows SharePoint Services เพื่อแบ่งปัน ข้อมูล Access 2007 กับทุกคนในทีมโดยใช้ Windows SharePoint Services และ Access 2007 ทำให้เพื่อนร่วมทีมสามารถเข้าถึงข้อมูล แก้ไขข้อมูล และดูรายงานแบบเรียลไทม์ ซึ่งก็คือสามารถดูข้อมูลได้โดยตรงจากหน้าจอบนเว็บไซต์
คุณสมบัติใหม่ของ Access 2007
มีการปรับปรุงด้านหลัก ๆ 4 ด้านคือ
1. ใช้งานสะดวกยิ่งขึ้น โดยมีส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่ที่เรียกว่า “ริบบอน” หรือ “ริบบิ้น” (Ribbon)
2. การจัดการรูปแบบของไฟล์โดยสนับสนุนไฟล์ฟอร์แมตใหม่ 3 ชนิดคือ Microsoft Office Open XML, PDF และ XPS
3. ปรับปรุงการทำงานร่วมกันของโปรแกรมในชุด Microsoft Office
4. ปรับปรุงด้านความปลอดภัย
ความต้องการของระบบในการใช้งาน Access 2007
ความต้องการของระบบขั้นต่ำที่ไมโครซอฟต์ได้ระบุไว้ดังนี้
1. หน่วยประมวลผลกลาง (CPU) อย่างต่ำ 500 MHz
2. หน่วยความจำ (RAM) อย่างต่ำ 256 MB แนะนำ 512 MB
3. พื้นที่เก็บข้อมูล (Harddisk) 1.5 GB
4. ไดรฟ์ต่าง ๆ เช่น CD-ROM,DVD เป็นต้น
5. ความละเอียดในการแสดงผลของจอภาพ 1024 x 768 พิกเซล หรือสูงกว่า
6. ระบบปฏิบัติการ Microsoft Windows XP Service Pack2 หรือ Windows Server 2003 หรือระบบปฏิบัติการรุ่นใหม่กว่า
การวัดและประเมินผลการผ่านจุดประสงค์
ตอนที่1
1. ข. 6. ค.
2. ก. 7. ง.
3. ก. 8. ก.
4. ค. 9. ง.
5. ก. 10. ค.
ตอนที่2 แบบจับคู่
1. ช DBMS
2. จ Normalization
3. ซ Office Button
4. ญ Quick Access Toolbar
5. ฌ Ribbon
6. ก Navigation Pane
7. ค Document Window
8. ข Query
9. ง Macro
10. ฉ Module

ตอนที่ 3 แบบอัตนัย
1. การสร้างรายงานมีกี่แบบ อะไรบ้าง และแต่ละแบบมีประโยชน์อย่างไร
ตอบ มี 3 แบบ คือ
1. รายงานแบบคอลัมน์ (Columnar Report) เรียงฟิลด์แต่ละเรคคอร์ดจากบนลงล่างทีละ 1 เรคคอร์ด
2. รายงานแบบตาราง (Tabular Report) แสดงแบบแถวและคอลัมน์ แสดงข้อมูลทุกเรคคอร์ดใน 1 หน้ารายงาน
โดยเรียงจากซ้ายไปทางขวาของรายงาน
3. รายงานแบบป้ายชื่อ (Label Report) สำหรับพิมพ์ป้ายฉลากต่าง ๆ เช่น ฉลากติดซองจดหมาย เป็นต้น
2. จงบอกถึงส่วนประกอบของรายงาน และแต่ละส่วนมีหน้าที่อะไร
ตอบ 1. Report Header คือ พื้นที่ในส่วนหัวของรายงาน เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงข้อความหรือรายละเอียดที่ต้องการแสดงในหน้าแรกของรายงานเท่านั้น เช่น โลโก้ของรายงาน แสดงชื่อรายงาน เป็นต้น
2.Page Header คือ พื้นที่ในส่วนหัวของหน้ากระดาษ เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงข้อความหรือรายละเอียดที่ต้องการแสดงในทุกๆหน้าของรายงาน เช่น แสดงชื่อกำกับฟิลด์(รายงานแบบตาราง) แสดงเลขหน้าเป็นต้น
3. Detail คือ พื้นที่ในการแสดงข้อมูลที่ดึงมาจากฐานข้อมูล ทั้งในตารางและในแบบสอบถามข้อมูล
4. Page Footer คือ พื้นที่ในส่วนท้ายของกระดาษ เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงข้อความ
หรือรายละเอียดที่ต้องการแสดงในทุกๆหน้าของรายงาน เช่น แสดงเลขหน้า เป็นต้น
5. Report Footer คือ พื้นที่ในส่วนท้ายของรายงาน เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงข้อความหรือรายละเอียดที่ต้องการแสดงในหน้าสุดท้ายของรายงานเท่านั้น เช่น แสดงผลการคำนวณ แสดงวันที่จัดพิมพ์ เป็นต้น
3. จงอธิบายขั้นตอนการสร้างรายงานแบบ Report Wizard
ตอบ 1. คลิกที่แท็บ Create
2.คลิกเลือก Report Wizard ในกลุ่มของ Reports
3.เลือกตารางหรือแบบสอบถามข้อมูลที่ต้องการนำมาสร้างรายงาน
4.คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการ แล้วคลิกปุ่ม > เพื่อเลือกทีละฟิลด์ หรือคลิกปุ่ม >> เพื่อนเลือกฟิลด์ทั้งหมด
5.แล้วคลิกปุ่ม Next>
6.เลือกข้อมูลที่ต้องการแสดงรายละเอียด
7.แล้วคลิกปุ่ม Next>
8.เลือกฟิลด์ที่ต้องการ แบ่งกลุ่มข้อมูล แล้วคลิกที่ปุ่ม >เพื่อเลือกฟิลด์
9.แล้วคลิกปุ่ม Next>
10.เลือกฟิลด์ที่ต้องการเรียงลำดับ ถ้าต้องการเรียงลำดับข้อมูลจากน้อยไปหามากให้คลิกที่ปุ่ม Ascendingและคลิกที่ปุ่มDescending ถ้าต้องการเรียนจากมากไปหาน้อย
11.แล้วคลิกปุ่ม Next>
12. เลือกรูปแบบตำแหน่งการจัดวางรายงานที่ Layoutและที่Orientationเลือกแนวกระดาษเลือก Portraitสำหรับแนวตั้งและ Landscape สำหรับแนวนอน
13.แล้วคลิกปุ่ม Next>
14.เลือกสไตล์หรือรูปแบบรายงานที่ต้องการ
15.แล้วคลิกปุ่ม Next>
16.ตั้งชื่อรายงานที่ต้องการ และเลือกการแสดงผลรายงานในมุมมองตัวอย่างก่อนพิมพ์หรือมุมมองในการแก้ไขรายงาน
17.แล้วคลิกปุ่ม Finish
4.อธิบายขั้นตอนการสร้างรายงานแบบ Label Wizard
ตอบ 1. คลิกที่แท็บ Create
2.เลือกตารางหรือแบบสอบถามข้อมูลที่ต้องการนำมาสร้างเลเบล
3.คลิกที่ปุ่ม Labelsในกลุ่มของ Reports จากนั้นจะแสดงหน้าจอให้เลือกขนาดของเลเบล
4.เลือกขนาดของแถบที่ต้องการ ซึ่งถ้าหารต้องการกำหนดขนาดของเลเบลใหม่ให้คลิกที่ปุ่ม Customize แล้วกำหนดขนาดใหม่
5.แล้วคลิกปุ่ม Next>
6.กำหนดรูปแบบที่ต้องการแสดง
7.แล้วคลิกปุ่ม Next>
8.คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดงในเลเบล โดยคลิกปุ่ม > เพื่อเลือกข้อมูล ซึ่งถ้าหากต้องการเว้นวรรคในแต่ละฟิลด์ ให้กดปุ่ม Spacebar ที่แป้นพิมพ์ และถ้าต้องการขึ้นบรรทัดใหม่ก็สามารถกดปุ่ม Enterได้
9.แล้วคลิกปุ่ม Next>
10.เลือกฟิลด์ที่ต้องการเรียงลำดับข้อมูลใน เลเบล โดยคลิกปุ่ม > เพื่อเลือกฟิลด์ข้อมูล
11.แล้วคลิกปุ่ม Next>
12.ตั้งชื่อรายงานและเลือกการแสดงผล เลเบล ในมุมมองตัวอย่างก่อนพิมพ์หรือมุมมองในการแก้ไขเลเบล
13.แล้วคลิกปุ่ม Finish
5.จงบอกถึงข้อดีและข้อเสียของรายงานแบบอัตโนมัติ
ตอบ ข้อดี ข้อเสีย
-สะดวกรวดเร็ว - ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลในตารางได้ในขณะที่พิมพ์ออกมาได้แบบฟอร์ม
-สามารถคำนวณข้อมูลได้
-สามารถพิมพ์ออกมาได้